Verständnis der häufigsten SMTP-Fehler und wie man sie beheben kann

Wenn Sie jemals eine E-Mail gesendet haben und eine kryptische Fehlermeldung erhalten haben, sind Sie nicht allein. SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) Fehler sind häufig, aber sie können unglaublich frustrierend sein, wenn Sie nicht wissen, was sie bedeuten oder wie Sie sie lösen können. SMTP-Fehler fungieren wie eine Sprache zwischen Servern und signalisieren, wenn etwas beim E-Mail-Zustellungsprozess schiefgeht.

Lassen Sie uns die häufigsten SMTP-Fehler erkunden, was sie bedeuten und wie man sie Schritt für Schritt beheben kann.

1. DNS-Fehler 5.7.26 (Authentifizierungsfehler)

Dieser Fehler tritt auf, wenn der E-Mail-Server des Empfängers die Domain des Absenders nicht überprüfen kann. Es ist wie der Versuch, ein eingeschränktes Gebäude ohne den richtigen Ausweis zu betreten. Dies geschieht aufgrund von Problemen mit Domain-Authentifizierungsprotokollen wie SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) oder DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting und Conformance).

Warum es passiert:

• Ihr SPF-Eintrag fehlt oder ist falsch konfiguriert, sodass Ihre Absende-Domain nicht verifiziert werden kann.
• Die DKIM-Signatur ist nicht eingerichtet, was es unmöglich macht, Ihre E-Mail zu authentifizieren.
• Sie haben keine DMARC-Richtlinie implementiert, um SPF und DKIM für Ihre Domain abzugleichen.

Wie man es behebt:

1. SPF-Einträge konfigurieren: Stellen Sie sicher, dass die DNS-Einstellungen Ihrer Domain den korrekten SPF-Eintrag enthalten. Dieser Eintrag informiert Empfänger-Server darüber, welche Server berechtigt sind, E-Mails in Ihrem Namen zu senden. Ein typischer SPF-Eintrag könnte so aussehen:
   v=spf1 include:your-mail-server.com ~all
2. DKIM einrichten: Generieren Sie eine DKIM-Signatur über Ihren E-Mail-Anbieter und fügen Sie sie Ihren DNS-Einstellungen hinzu. Dadurch können Empfänger-Server überprüfen, dass Ihre E-Mail während der Übertragung nicht verändert wurde.
3. DMARC implementieren: Fügen Sie eine DMARC-Richtlinie zu Ihren DNS-Einstellungen hinzu, um SPF und DKIM abzugleichen. Diese Richtlinie gibt Empfänger-Servern Anweisungen, wie sie mit E-Mails umgehen sollen, die die Authentifizierungsprüfungen nicht bestehen.

2. Fehler 550 (Angeforderte Aktion nicht durchgeführt - Postfach nicht verfügbar)

Dieser Fehler bedeutet, dass die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht existiert oder das Postfach derzeit nicht verfügbar ist. Denken Sie daran, wie wenn Sie einen Brief an eine Adresse senden, die nicht mehr existiert - er wird einfach an Sie zurückgeschickt.

Warum es passiert:

• Die E-Mail-Adresse des Empfängers wurde deaktiviert, gelöscht oder falsch geschrieben.
• Das Postfach des Empfängers ist inaktiv oder wurde vom E-Mail-Anbieter deaktiviert.
• Die Domain des Empfängers ist nicht mehr aktiv.

Wie man es behebt:

1. Überprüfen Sie auf Tippfehler: Stellen Sie sicher, dass es keine Rechtschreibfehler in der E-Mail-Adresse des Empfängers gibt.
2. Kontaktieren Sie den Empfänger: Wenn Sie den Empfänger kennen, kontaktieren Sie ihn, um zu bestätigen, dass seine E-Mail-Adresse noch aktiv ist.
3. Validieren Sie Ihre E-Mail-Liste: Verwenden Sie E-Mail-Verifizierungstools, um Ihre Kontaktliste zu bereinigen und ungültige oder inaktive Adressen zu entfernen.

3. Fehler 554 (Transaktion fehlgeschlagen)

Dieser Fehler tritt auf, wenn der E-Mail-Server des Empfängers Ihre E-Mail ablehnt. Oft wird dies durch Probleme wie IP-Adressen auf der Blacklist oder Spamfilter verursacht, die Ihre

E-Mail verdächtig.

Warum passiert das:

• Ihr Versand-Domain oder IP ist auf einer Spam-Blacklist aufgeführt.
• Der Inhalt Ihrer E-Mail enthält spammy Schlüsselwörter oder Phrasen.
• Der Server des Empfängers vertraut Ihrer Domain nicht aufgrund fehlender Authentifizierung.

Wie man es behebt:

1. Überprüfen Sie Blacklists: Verwenden Sie Tools wie MXToolbox, um zu sehen, ob Ihre IP oder Domain auf einer Blacklist steht. Wenn ja, beantragen Sie die Entfernung.
2. Überprüfen Sie Ihren Inhalt: Vermeiden Sie spam-auslösende Wörter wie „Glückwunsch“ oder „Jetzt kaufen!“ Verwenden Sie klare und professionelle Sprache.
3. Authentifizieren Sie Ihre Domain: Stellen Sie sicher, dass SPF, DKIM und DMARC-Protokolle korrekt für Ihre Domain eingerichtet sind.
4. Ruf überwachen: Verwenden Sie ein Tool, um den Ruf Ihrer Versand-Domain zu überwachen und Probleme proaktiv anzugehen.

4. Fehler 4xx (Vorübergehender Fehler)

Vorübergehende Fehler, wie 421 oder 450, treten auf, wenn der Server des Empfängers vorübergehend nicht in der Lage ist, die E-Mail zu verarbeiten. Es ist ähnlich wie der Versuch, jemanden anzurufen, wenn seine Leitung besetzt ist - es ist keine Ablehnung, sondern nur eine Verzögerung.

Warum passiert das:

• Der Server des Empfängers ist überlastet oder befindet sich in Wartung.
• Greylisting, bei dem Server vorübergehend E-Mails ablehnen, um zu testen, ob der Absender erneut versucht.

Wie man es behebt:

1. Warten und erneut versuchen: Die meisten E-Mail-Server sind so eingestellt, dass sie nach einem vorübergehenden Fehler automatisch erneut versuchen, E-Mails zu senden.
2. Überprüfen Sie die Wiederholungseinstellungen: Stellen Sie sicher, dass die Wiederholungseinstellungen Ihres Servers aktiviert und korrekt konfiguriert sind.
3. Authentifizieren Sie Ihre Domain: Server sind weniger wahrscheinlich, Ihre E-Mails zu greylisten, wenn SPF, DKIM und DMARC korrekt konfiguriert sind.

5. Fehler 553 (Mailbox-Name nicht erlaubt)

Dieser Fehler tritt auf, wenn Ihre "Von"-E-Mail-Adresse ungültig oder falsch formatiert ist.

Warum passiert das:

• Die E-Mail-Adresse fehlt oder ist falsch formatiert.
• Ihre Versand-Domain fehlt die ordnungsgemäße SPF- oder DKIM-Authentifizierung.

Wie man es behebt:

1. Korrigieren Sie die "Von"-Adresse: Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Adresse korrekt formatiert ist (z.B. keine zusätzlichen Leerzeichen oder fehlende Zeichen).
2. SPF und DKIM einrichten: Fügen Sie diese Einträge zu den DNS-Einstellungen Ihrer Domain hinzu, um den Versandserver zu autorisieren.

6. Fehler 451 (Verstoß gegen lokale Richtlinien oder Greylisting)

Dieser Fehler tritt auf, wenn der Server des Empfängers Ihre E-Mail vorübergehend aufgrund lokaler Richtlinien oder Greylisting ablehnt.

Warum passiert das:

• Der Server des Empfängers verwendet Greylisting, das vorübergehend E-Mails von unbekannten Absendern ablehnt, um ihre Legitimität zu testen.
• Ihr Server versucht nicht erneut, E-Mails nach der ersten Ablehnung zu senden.

Wie man es behebt:

1. Erneutes Senden versuchen: Konfigurieren Sie Ihren Server so, dass er nach der Ablehnung erneut versucht, E-Mails zu senden.
2. Authentifizieren Sie Ihre Domain: Verwenden Sie SPF, DKIM und DMARC, um Vertrauen aufzubauen und Greylisting zu vermeiden.

7. Fehler 552 (Speicherlimit überschritten)

Dieser Fehler tritt auf, wenn das Postfach des Empfängers keinen Speicherplatz mehr hat.

Warum tritt dieser Fehler auf:

• Das Postfach des Empfängers ist voll und kann keine neuen Nachrichten mehr aufnehmen.

Wie kann man das beheben:

1. Kontaktieren Sie den Empfänger: Informieren Sie ihn, dass sein Postfach voll ist und er Platz schaffen muss.
2. Vermeiden Sie große Anhänge: Verwenden Sie Dateifreigabedienste anstelle von großen Dateianhängen.

Fazit

SMTP-Fehler können anfangs einschüchternd wirken, aber sie sind einfach Signale von E-Mail-Servern darüber, was schief gelaufen ist. Indem Sie diese Fehler verstehen und die Schritte zur Behebung befolgen, können Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails verbessern und Kommunikationsstörungen vermeiden.

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