Definition:E-Mail-Etikette bezieht sich auf den Satz von Richtlinien und bewährten Verfahren, die die Verwendung von E-Mails für die Kommunikation regeln. Es umfasst das angemessene Verhalten, den Ton, die Struktur und den Inhalt beim Verfassen und Versenden von E-Mails und gewährleistet eine klare, respektvolle und effektive Kommunikation.
Zweck: Der Hauptzweck der E-Mail-Etikette besteht darin, professionelle und höfliche Interaktionen sowohl im persönlichen als auch im geschäftlichen Kontext zu fördern. Die Einhaltung dieser Richtlinien hilft, Missverständnisse zu vermeiden, die Professionalität aufrechtzuerhalten und die Gesamteffektivität der E-Mail-Kommunikation zu verbessern.
Wesentliche Bestandteile:
- Klare Betreffzeilen: Schreiben Sie prägnante und beschreibende Betreffzeilen, um dem Empfänger ein sofortiges Verständnis des Zwecks der E-Mail zu geben.
- Richtige Anreden: Beginnen Sie mit einer angemessenen Begrüßung, wie z.B. "Sehr geehrte/r [Name]," oder "Hallo [Name],".
- Knappe Inhalte: Halten Sie E-Mails kurz und auf den Punkt, konzentrieren Sie sich auf die Hauptnachricht ohne unnötige Informationen.
- Professioneller Ton: Bewahren Sie einen höflichen und respektvollen Ton, vermeiden Sie Umgangssprache, Fachjargon oder allzu lockere Sprache.
- Korrekte Grammatik und Rechtschreibung: Korrekturlesen Sie E-Mails auf Fehler, um Klarheit und Professionalität sicherzustellen.
- Angemessene Formatierung: Verwenden Sie eine ordnungsgemäße Formatierung, einschließlich Absätzen, Aufzählungspunkten und Überschriften, um die Lesbarkeit zu verbessern.
- Zeitnahe Antworten: Reagieren Sie prompt auf E-Mails, in der Regel innerhalb von 24-48 Stunden, um Respekt für die Zeit des Absenders zu zeigen.
- Verwendung von CC und BCC: Verstehen Sie, wann Sie CC (Kopie) und BCC (blinde Kopie) verwenden sollten, um relevante Parteien einzubeziehen, ohne Empfänger mit unnötigen Informationen zu überlasten.
- Signatur: Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihrem Namen, Titel, Kontaktdaten und eventuellen relevanten Haftungsausschlüssen hinzu.
- Vertraulichkeit und Datenschutz: Achten Sie auf die Vertraulichkeit von über E-Mail geteilten Informationen und respektieren Sie die Privatsphäre des Empfängers.