Urlaubsantrag online stellen – kompakt und schnell

Mit diesem Formular stellen Mitarbeitende ihren Urlaubsantrag online, statt eine E-Mail zu schreiben oder einen Zettel abzugeben. Name, Funktion, Zeitraum und Art der Abwesenheit kommen in einheitlicher Form bei der verantwortlichen Person an.

Wofür eignet sich die Vorlage?

Der Antrag fragt den ersten und den letzten freien Tag ab, dazu den Tag der Rückkehr an den Arbeitsplatz. So sehen Sie auf einen Blick, wie lange jemand fehlt und ab wann die Person wieder eingeplant werden kann. Die Art der Freistellung wird ausgewählt: Urlaub, persönliche Freistellung, krankheitsbedingte Abwesenheit oder Sonstiges. Ein offenes Feld nimmt Hinweise auf, etwa zur Übergabe laufender Aufgaben oder zur Erreichbarkeit während der Abwesenheit. E-Mail und Telefonnummer ermöglichen eine schnelle Rückmeldung. Das Ganze passt auf eine Seite und ist rasch ausgefüllt, auch vom Smartphone aus.

Für wen?

• Kleine und mittlere Unternehmen ohne eigenes Personalsystem
• Teamleitungen, die Abwesenheiten zentral sammeln möchten
• Praxen, Kanzleien und Läden mit Schichtplanung
• Vereine und Organisationen mit Angestellten oder festen Helfern

So passen Sie das Formular in Mailpro an

• Ergänzen oder ändern Sie Fragen, zum Beispiel ein Feld für die Stellvertretung oder die Anzahl Tage.
• Passen Sie die Arten der Freistellung an die Regeln in Ihrem Betrieb an.
• Fügen Sie Logo und Farben hinzu, damit das Formular als internes Dokument erkennbar ist.
• Teilen Sie den Link im Intranet, hängen Sie einen QR-Code im Pausenraum aus oder verschicken Sie ihn per Mailpro-Newsletter an das Team.
• Die Anträge gehen in Mailpro ein, wo Sie sie gesammelt einsehen.

Tipps

• Legen Sie im Einleitungstext fest, wie weit im Voraus ein Antrag eingereicht werden soll.
• Fragen Sie bei längeren Abwesenheiten nach der Übergabe, damit nichts liegen bleibt.
• Geben Sie bekannt, wer die Anträge prüft und bis wann eine Antwort kommt.
• Für krankheitsbedingte Abwesenheiten gelten oft eigene Regeln; erwähnen Sie diese kurz im Formular.

Häufige Fragen

Kann man den Urlaubsantrag online ausfüllen, ohne ein Konto zu haben?

Ja. Die Mitarbeitenden öffnen einfach den Link oder scannen den QR-Code und füllen das Formular im Browser aus.

Gibt es eine Urlaubsantrag Vorlage, die ich sofort verwenden kann?

Diese Vorlage ist direkt einsatzbereit. Sie können sie unverändert übernehmen oder an Ihre internen Abläufe anpassen.

Ersetzt das Formular die Genehmigung?

Nein. Es sammelt die Anfrage; die Entscheidung trifft weiterhin die zuständige Person, die der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter antwortet.

Die Fragen dieser Vorlage

1. Wie lautet Ihr vollständiger Name?
2. Was ist Ihre Berufsbezeichnung?
3. Wie lautet Ihre E-Mail-Adresse?
4. Telefonnummer
5. Erster freier Tag
6. Letzter freier Tag
7. Wann sind Sie wieder bei der Arbeit?
8. Um welche Art von Freistellung handelt es sich?
   Urlaub · Persönliche Freistellung · Krankheitsbedingte Abwesenheit · Sonstiges
9. Gibt es sonst noch etwas, das wir wissen sollten?
10. Ich stimme der Verarbeitung meiner Daten zu