Helfer-Anmeldung für Ihre Veranstaltung

Mit dieser Helfer Anmeldung gewinnen Sie Freiwillige für Ihre Veranstaltung und planen ihre Einsätze ohne endlosen E-Mail-Verkehr. Helferinnen und Helfer geben auf zwei Seiten an, welche Aufgaben sie interessieren, wann sie verfügbar sind und welche Kenntnisse sie mitbringen.

Wozu dient dieses Helferformular?

Bei Festen, Turnieren oder Konzerten wird es vor dem Anlass oft hektisch: Wer steht wann an der Bar, wer baut auf, wer betreut den Eingang? Die Vorlage sammelt die Grundlagen für Ihren Helferplan. Die Freiwilligen wählen Aufgaben wie Empfang und Ticketverkauf, Aufbau und Abbau, Bar und Verpflegung, Logistik, Kommunikation und Fotos oder Besucherleitung. Sie geben ihre verfügbaren Tage und Tageszeiten an, die T-Shirt-Größe für die Helferkleidung und nützliche Erfahrungen wie Führerschein, Erste Hilfe oder Sprachen. Eine Telefonnummer für den Veranstaltungstag stellt sicher, dass Sie alle erreichen.

Für wen?

• Vereine bei Festen, Turnieren und Jubiläen
• Organisationskomitees von Festivals, Läufen und Märkten
• Schulen und Elternräte bei Schulfesten
• Hilfswerke und Kirchgemeinden bei Sammelaktionen

So passen Sie die Vorlage in Mailpro an

• Ersetzen Sie Aufgaben, Tage und Zeitfenster durch Ihr eigenes Programm.
• Mit einer bedingten Frage erscheinen weitere Fragen nur für bestimmte Aufgaben, etwa zum Führerschein bei Logistik und Transport.
• Fügen Sie Logo und Farben Ihres Anlasses hinzu.
• Teilen Sie das Formular per Link, per QR-Code oder in einem Mailpro-Newsletter an Ihre Mitglieder; die Anmeldungen kommen in Mailpro an.
• Setzen Sie Tags nach gewählter Aufgabe, um später jedem Team gezielt die passenden Informationen zu senden.

Tipps

• Beschreiben Sie jede Aufgabe kurz, damit niemand eine falsche Vorstellung hat.
• Planen Sie Schichten mit Pausen ein und kommunizieren Sie sie früh.
• Bedanken Sie sich nach dem Anlass bei allen Helfern, zum Beispiel mit einem Newsletter und Fotos.

Häufige Fragen

Wie erstelle ich aus den Antworten einen Helferplan?

Die Antworten kommen in Mailpro an. Ordnen Sie die Personen anhand ihrer Angaben zu Tag, Tageszeit und Aufgabe den einzelnen Schichten zu.

Wie früh sollte die Helfer Anmeldung offen sein?

Möglichst einige Wochen vor dem Anlass. So bleibt genug Zeit, Lücken zu erkennen und gezielt nachzufragen.

Die Fragen dieser Vorlage

Zu Ihrer Person

1. Name
2. E-Mail
3. Telefon (für den Veranstaltungstag)
4. Welche Aufgaben interessieren Sie?
   Empfang und Ticketverkauf · Aufbau und Abbau · Bar und Verpflegung · Logistik und Transport · Kommunikation und Fotos · Besucherleitung

Ihre Verfügbarkeit

1. An welchen Tagen sind Sie verfügbar?
   Freitag (Aufbau) · Samstag · Sonntag (Abbau)
2. Zu welchen Tageszeiten?
   Vormittag · Nachmittag · Abend
3. T-Shirt-Größe
   XS · S · M · L · XL · XXL
4. Nützliche Erfahrung oder Kenntnisse? (Führerschein, Erste Hilfe, Sprachen …)
5. Daten