Lieferantenselbstauskunft: neue Lieferanten schnell registrieren

Mit dieser Lieferantenselbstauskunft Vorlage erfassen Sie neue Geschäftspartner strukturiert und ohne langes Hin und Her per E-Mail. Der Lieferant trägt Firmendaten, Ansprechpartner und Angebot selbst ein, und Sie erhalten vollständige Angaben für Ihre Einkaufsunterlagen.

Wofür dient die Lieferantenselbstauskunft?

Das Formular verteilt sich auf zwei Seiten. Zuerst geht es um die Stammdaten: Firmenname, Kontakt-E-Mail, Telefonnummer, Website, Adresse und Hauptansprechpartner. Danach beschreibt der Lieferant seine Tätigkeit: ob er international oder lokal arbeitet, ob er Hersteller, Händler, Importeur, Berater oder Dienstleister ist, welche Waren oder Leistungen er anbietet und welche Zahlungsmethoden er akzeptiert. Ein Feld zum gewünschten Beginn der Zusammenarbeit hilft bei der Planung. So entsteht eine Art digitales Lieferanten Stammdatenblatt, das bei jeder Neuaufnahme gleich aufgebaut ist. Das ist besonders hilfreich, wenn mehrere Personen im Einkauf mit denselben Informationen arbeiten.

Für wen?

• Einkaufsabteilungen in Industrie und Handel
• Gastronomie und Hotellerie mit wechselnden regionalen Lieferanten
• Veranstalter, die Dienstleister für Events registrieren
• Öffentliche Einrichtungen und Vereine mit Beschaffungsprozessen

Anpassung in Mailpro

Die Lieferantenselbstauskunft Vorlage bearbeiten Sie direkt im Editor, etwa um Zertifizierungen, Lieferzeiten oder eine Mehrwertsteuernummer abzufragen. Wenn Sie Nachweise benötigen, fügen Sie ein Feld für Anhänge hinzu, damit Lieferanten Dokumente direkt hochladen. Logo und Farben Ihres Unternehmens geben dem Formular einen offiziellen Charakter. Den Link verschicken Sie per E-Mail oder in einem Mailpro-Newsletter, oder Sie zeigen an einer Messe einen QR-Code. Die Antworten kommen in Mailpro an, und mit Tags nach Art der Geschäftstätigkeit sortieren Sie Ihre Lieferanten.

Tipps

• Fragen Sie nur ab, was Sie für die Freigabe wirklich prüfen.
• Ergänzen Sie bei Bedarf Fragen zu Nachhaltigkeit oder Qualitätsstandards.
• Bitten Sie bestehende Lieferanten regelmäßig um aktualisierte Angaben.
• Halten Sie die Lieferantenregistrierung kurz, damit auch kleine Betriebe sie gern ausfüllen.

Häufige Fragen

Was ist eine Lieferantenselbstauskunft?

Ein Fragebogen, in dem ein Lieferant Angaben zu seinem Unternehmen, seinem Angebot und seinen Konditionen selbst macht. Er dient als Grundlage für die Aufnahme in Ihre Lieferantendatenbank.

Wie oft sollte die Auskunft aktualisiert werden?

Das hängt von Ihren internen Vorgaben ab. Viele Unternehmen fragen einmal im Jahr nach oder bei wesentlichen Änderungen, etwa bei einer neuen Adresse oder einem neuen Ansprechpartner.

Die Fragen dieser Vorlage

1. Wie lautet der Name Ihres Unternehmens?
2. Kontakt-E-Mail
3. Kontakt-Telefonnummer
4. Unternehmenswebsite
5. Unternehmensadresse
6. Wer ist unser Hauptansprechpartner?

1. Sind Sie international oder lokal tätig?
   International · Lokal
2. Was beschreibt Ihre Geschäftstätigkeit am besten?
   Hersteller · Informationsdienstleistungen · Einzelhändler · Beratung · Autorisierter Händler · Importeur · Großhändler · Sonstiges
3. Erzählen Sie uns von den Waren oder Dienstleistungen, die Sie anbieten
4. Welche Zahlungsmethoden akzeptieren Sie?
5. Wann möchten Sie mit der Zusammenarbeit mit uns beginnen?
6. Einwilligung zur Datenverarbeitung