Lieferantenreklamation: Nichtkonformitäten online melden

Diese Lieferantenreklamation Vorlage hilft Ihnen, eine fehlerhafte Lieferung oder ein mangelhaftes Produkt schnell und vollständig zu melden. Alle Angaben, die der Lieferant für eine Korrektur braucht, werden in einem Online-Formular erfasst, inklusive Fotos und Dokumenten.

Wozu dient diese Vorlage?

Eine Nichtkonformität lässt sich nur dann rasch beheben, wenn sie genau dokumentiert ist. Das Formular erfasst Lieferant, Bestell- oder Lieferscheinnummer, Empfangsdatum, Produkt und betroffene Menge. Danach wählt die meldende Person die Art des Mangels: beschädigtes oder falsches Produkt, Qualitätsmangel, fehlende Dokumente oder Lieferverzögerung. Eine detaillierte Beschreibung und Fotos machen den Fall nachvollziehbar. Schließlich wird angegeben, wie stark die eigene Tätigkeit betroffen ist, was vom Lieferanten erwartet wird (Ersatz, Gutschrift, Reparatur oder Korrekturmaßnahmenplan) und bis wann eine Antwort erfolgen soll.

Für wen?

• Wareneingang und Lager, die Mängel bei der Annahme feststellen
• Qualitätsmanagement, das Reklamationen nachverfolgt
• Einkaufsabteilungen, die mit dem Lieferanten verhandeln
• Produktionsbetriebe, deren Abläufe von pünktlichen Lieferungen abhängen

So passen Sie die Vorlage in Mailpro an

Ändern Sie die Fragen und Texte, zum Beispiel die Kategorien der Nichtkonformität oder ein Feld für die Chargennummer. Mit Logo und Farben wirkt das Formular professionell, auch wenn Sie es direkt an Lieferanten weitergeben. Fotos, Lieferscheine und Prüfberichte werden als Anhang hochgeladen. Teilen Sie das Formular per Link, mit einem QR-Code am Wareneingang oder in einem internen Mailpro-Newsletter. Jede Meldung kommt in Mailpro an und bildet die Grundlage für Ihren Lieferantenreklamation-Prozess.

Tipps

• Fotografieren Sie Verpackung und Etikett, bevor die Ware umgepackt oder entsorgt wird.
• Melden Sie Mängel so schnell wie möglich: Viele Verträge sehen kurze Rügefristen vor.
• Formulieren Sie die Erwartung an den Lieferanten klar und mit Frist, um Missverständnisse zu vermeiden.
• Prüfen Sie die vertraglichen und gesetzlichen Fristen; die Vorlage ersetzt keine rechtliche Beratung.

Häufige Fragen

Ist das Formular eine Mängelrüge beim Lieferanten?

Es dokumentiert die Mängel strukturiert und kann als Grundlage dienen. Ob eine formelle Mängelrüge zusätzliche Anforderungen erfüllen muss, hängt von Ihrem Vertrag und dem geltenden Recht ab.

Kann ich mehrere Produkte in einer Reklamation melden?

Ja, nutzen Sie die detaillierte Beschreibung oder ergänzen Sie weitere Felder für zusätzliche Artikel.

Wer sollte die Lieferantenreklamation Vorlage ausfüllen?

Am besten die Person, die den Mangel festgestellt hat, denn sie kennt die Einzelheiten und kann Fotos beifügen.

Die Fragen dieser Vorlage

Die Lieferung

1. Lieferant
2. Bestell- oder Lieferscheinnummer
3. Empfangsdatum
4. Produkt oder Referenz
5. Betroffene Menge

Die Nichtkonformität

1. Art der Nichtkonformität
   Beschädigtes Produkt · Falsches Produkt oder falsche Menge · Qualitätsmangel · Fehlende Dokumente · Lieferverzögerung · Sonstiges
2. Detaillierte Beschreibung
3. Fotos oder Dokumente
4. Auswirkung auf unsere Tätigkeit
   Keine · Gering · Erheblich – Produktion oder Verkauf betroffen

Geforderte Maßnahme

1. Was erwarten Sie vom Lieferanten?
   Ersatz · Gutschrift oder Rückerstattung · Reparatur · Korrekturmaßnahmenplan
2. Antwort erwartet bis
3. Gemeldet von
4. E-Mail