Support Formular – Anfragen schnell lösen

Mit diesem Support Formular erhalten Sie Anfragen, die Sie sofort bearbeiten können: Die Kundschaft wählt das Thema, und das Formular stellt nur die dazu passenden Fragen. Das Ausfüllen dauert rund zwei Minuten.

Wofür eignet sich dieses Formular?

Nach Name und E-Mail gibt die Person an, ob ihre Anfrage eine Bestellung oder Lieferung, die Rechnung oder Zahlung, ein technisches Problem oder etwas anderes betrifft. Bei einer Bestellung fragt das Formular nach der Bestellnummer und nach der Art des Problems, etwa ein fehlender, beschädigter oder falscher Artikel oder ein Umtausch. Bei der Rechnung geht es um die Rechnungsnummer, einen falschen Betrag, eine doppelte Abbuchung oder eine Rückerstattung. Bei einem technischen Problem werden Ort und Zeitpunkt erfasst, und ein Screenshot kann angehängt werden. Am Ende wählt die Person, ob sie per E-Mail oder Telefon kontaktiert werden möchte.

Für wen?

• Onlineshops mit Fragen zu Bestellungen und Retouren
• Softwareanbieter und App-Entwickler
• Dienstleister mit Abonnements oder regelmäßiger Rechnungsstellung
• Kleine Teams, die ein Kundensupport Formular statt eines Ticketsystems nutzen

So passen Sie das Formular in Mailpro an

• Passen Sie Themen, Problemarten und Texte an Ihr Angebot an.
• Behalten oder erweitern Sie die bedingten Fragen, damit jede Person nur sieht, was sie betrifft.
• Lassen Sie Anhänge wie Screenshots oder Fotos eines beschädigten Artikels zu.
• Fügen Sie Logo und Farben hinzu, und teilen Sie das Formular per Link auf Ihrer Kontaktseite, im Mailpro-Newsletter oder als QR-Code auf dem Lieferschein.
• Alle Anfragen kommen in Mailpro an; mit Tags nach Thema sehen Sie, welche Probleme häufig auftreten.

Tipps

• Nennen Sie im Einleitungstext eine realistische Antwortfrist und halten Sie sie ein.
• Fragen Sie nach der Bestell- oder Rechnungsnummer, damit niemand nachhaken muss.
• Werten Sie die häufigsten Themen regelmäßig aus und ergänzen Sie Ihre FAQ entsprechend.
• Lassen Sie das Feld für die freie Beschreibung immer offen, auch wenn ein Thema gewählt wurde.

Häufige Fragen

Wie kann eine Support Anfrage schneller bearbeitet werden?

Indem sie von Anfang an vollständig ist. Das Support Formular fragt deshalb gezielt nach den Nummern und Details, die Ihr Team zur Lösung braucht.

Kann ich das Formular für mehrere Abteilungen nutzen?

Ja. Ergänzen Sie in der ersten Frage weitere Themen und verknüpfen Sie jedes mit eigenen Folgefragen.

Die Fragen dieser Vorlage

Ihre Anfrage

1. Ihr Name
2. Ihre E-Mail
3. Ihre Anfrage betrifft…
   Eine Bestellung oder eine Lieferung · Die Rechnungsstellung oder eine Zahlung · Ein technisches Problem · Etwas anderes

Ihre Bestellung

1. Bestellnummer
2. Was ist das Problem?
   Ich habe sie noch nicht erhalten · Ein Artikel ist beschädigt · Ich habe den falschen Artikel erhalten · Ich möchte einen Artikel zurückgeben oder umtauschen
3. Beschreiben Sie das Problem

Rechnungsstellung

1. Rechnungsnummer
2. Was ist das Problem?
   Der Betrag ist falsch · Mir wurde zweimal abgebucht · Ich möchte eine Rückerstattung · Ich muss meine Rechnungsdaten ändern
3. Beschreiben Sie das Problem

Technisches Problem

1. Wo tritt das Problem auf?
   Auf der Website · In der mobilen App · Mit dem Produkt selbst · Andernorts
2. Seit wann?
3. Beschreiben Sie das Problem
4. Screenshot (optional)

Wie können wir Sie erreichen?

1. Ihre Nachricht
2. Wie möchten Sie kontaktiert werden?
   Per E-Mail · Per Telefon
3. Telefonnummer
4. Einwilligung