Reklamationsformular für Rücksendung und Garantie

Mit diesem Reklamationsformular schildern Kundinnen und Kunden ein Problem mit ihrer Bestellung strukturiert und mit Fotos, statt eine lange, unvollständige E-Mail zu schreiben. Das Formular deckt Rücksendung, Umtausch, Garantiereparatur, beschädigte Lieferung und fehlende Artikel ab.

Wozu dient dieses Formular?

Ein Kundenservice verliert viel Zeit mit Rückfragen: Welche Bestellung? Wann gekauft? Welches Produkt? Die Vorlage fragt alles auf einmal ab – Name, E-Mail, Bestellnummer, Kaufdatum und betroffenes Produkt. Danach wählt die Person, worum es geht: Rücksendung mit Erstattung, Umtausch, Reparatur unter Garantie, beschädigt geliefertes Produkt oder fehlender beziehungsweise falscher Artikel. Sie beschreibt das Problem, fügt bis zu drei Fotos des Produkts oder der Verpackung bei und gibt die bevorzugte Lösung an: Erstattung, Umtausch, Reparatur oder Gutschrift. Ihr Team kann damit sofort entscheiden.

Für wen?

• Onlineshops jeder Größe
• Hersteller, die einen Garantieantrag als Formular anbieten
• Fachgeschäfte mit Reparaturservice
• Möbel- und Elektronikhändler mit Lieferung

So passen Sie die Vorlage in Mailpro an

Ergänzen Sie Ihre Produktkategorien, Rückgabebedingungen und die Frist, innerhalb der Ihr Kundenservice antwortet. Die Fotos werden als Anhang hochgeladen. Mit bedingten Fragen zeigen Sie bei einer Garantiereparatur zusätzliche Felder, etwa zur Seriennummer, und bei einem Umtausch die gewünschte Größe oder das gewünschte Modell. Logo und Farben Ihres Shops runden das Formular ab. Verlinken Sie das Rücksendeformular auf Ihrer Website, in der Versandbestätigung, per QR-Code auf dem Lieferschein oder in einem Mailpro-Newsletter; die Anfragen kommen in Mailpro an.

Tipps

• Bitten Sie bei Transportschäden ausdrücklich um ein Foto der Verpackung.
• Nennen Sie im Formular die Fristen für Rückgabe und Garantie aus Ihren Bedingungen.
• Bestätigen Sie den Eingang jeder Reklamation, damit niemand doppelt schreibt.

Häufige Fragen

Ersetzt das Reklamationsformular meine gesetzlichen Pflichten?

Nein. Es erleichtert die Bearbeitung, ändert aber nichts an den gesetzlichen Gewährleistungs- und Widerrufsrechten Ihrer Kunden. Prüfen Sie Ihre Bedingungen bei Bedarf mit einer Fachperson.

Wie viele Fotos können Kunden anhängen?

In der Vorlage sind höchstens drei Fotos vorgesehen, was für die meisten Fälle genügt.

Die Fragen dieser Vorlage

Ihre Bestellung

1. Name
2. E-Mail
3. Bestellnummer
4. Kaufdatum
5. Betroffenes Produkt

Ihr Anliegen

1. Ihr Anliegen betrifft …
   Eine Rücksendung mit Erstattung · Einen Umtausch (Größe, Modell …) · Eine Reparatur unter Garantie · Ein beschädigt geliefertes Produkt · Einen fehlenden oder falschen Artikel
2. Beschreiben Sie das Problem
3. Fotos des Produkts oder der Verpackung (höchstens 3)
4. Welche Lösung bevorzugen Sie?
   Eine Erstattung · Einen Umtausch · Eine Reparatur · Eine Gutschrift