Spesenabrechnung Formular – Ausgaben online einreichen

Mit diesem Spesenabrechnung Formular reichen Mitarbeitende ihre Auslagen online ein, statt Belege und Zettel in der Buchhaltung abzugeben. In wenigen Minuten sind Datum, Zweck, Betrag und Zahlungsart erfasst, und Sie prüfen jede Abrechnung im gleichen Format.

Wozu dient dieses Formular?

Die Vorlage deckt einzelne Ausgaben ab, die erstattet werden sollen: ein Kundenessen, Büromaterial, ein Parkticket oder eine Software-Lizenz. Mitarbeitende geben Name, Abteilung, geschäftliche E-Mail und Telefonnummer an und beschreiben, wann sie was gekauft und wie viel sie bezahlt haben. Die Frage nach der Zahlungsart (Kreditkarte oder Bargeld) erleichtert die Zuordnung in der Buchhaltung. Ein freies Feld nimmt Erklärungen auf, und mit der Zustimmung bestätigen die Mitarbeitenden ihre Angaben. So wird die Spesenabrechnung online nachvollziehbar und schneller erledigt.

Für wen?

• KMU ohne eigene Spesensoftware
• Buchhaltungen und Treuhandbüros, die Belege einheitlich erhalten möchten
• Vereine, deren Vorstand Auslagen vorstreckt
• Teams im Außendienst mit häufigen Kleinausgaben

So passen Sie die Vorlage in Mailpro an

• Ändern Sie Abteilungen, Zahlungsarten, Fragen und Texte entsprechend Ihrem Spesenreglement.
• Lassen Sie die Quittung als Dateianhang hochladen – damit liegt der Beleg direkt bei der Abrechnung.
• Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Farben hinzu.
• Mit bedingten Fragen erscheint bei Bewirtungen ein Feld für die Namen der Gäste.
• Teilen Sie den Link im Intranet oder per E-Mail; die Abrechnungen kommen in Mailpro an.

Tipps

• Nennen Sie im Formular die Frist, bis wann Spesen eingereicht werden müssen.
• Verlangen Sie den Beleg als Pflichtanhang, um Nachfragen zu vermeiden.
• Fassen Sie Kategorien zusammen, die Sie in der Buchhaltung ohnehin gleich verbuchen.
• Erinnern Sie das Team vor dem Monatsabschluss mit einer kurzen Nachricht an offene Abrechnungen.

Häufige Fragen

Eignet sich das Spesenabrechnung Formular auch für Reisekosten?

Für einzelne Ausgaben ja. Für Reisen mit Transport, Unterkunft und Mahlzeiten ist eine eigene Reisekostenvorlage übersichtlicher.

Wer genehmigt die eingereichten Spesen?

Das regeln Sie intern wie bisher. Das Formular sammelt die Angaben in Mailpro, wo die zuständige Person sie einsehen und prüfen kann.

Die Fragen dieser Vorlage

1. Wie ist Ihr vollständiger Name?
2. In welcher Abteilung arbeiten Sie?
   Marketing · Vertrieb · Personalwesen · Finanzen
3. Wie lautet Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse?
4. Wie lautet Ihre Telefonnummer?
5. Wann haben Sie diesen Einkauf getätigt?
6. Was haben Sie gekauft oder wofür haben Sie bezahlt?
7. Wie viel hat es gekostet?
8. Wie haben Sie bezahlt?
   Kreditkarte · Bargeld
9. Gibt es sonst noch etwas, das wir wissen sollten?
10. Ich stimme zu