Kilometergeld Formular: gefahrene Kilometer online abrechnen

Mit diesem Kilometergeld Formular melden Mitarbeitende die Fahrten, die sie mit ihrem privaten Fahrzeug für die Arbeit zurückgelegt haben, bequem online. Pro Fahrt eine Zeile, die Belege als Anhang dazu: So erhält die Buchhaltung jeden Monat eine vollständige und leicht prüfbare Kilometergeldabrechnung.

Wozu dient dieses Kilometergeld Formular?

Statt handschriftlicher Listen und loser Quittungen sammeln Sie alle Angaben strukturiert: Name, Abteilung, betroffener Monat, Fahrzeugtyp und Leistungsklasse. Für jede Fahrt werden Datum, Strecke, Grund und die Kilometer für Hin- und Rückfahrt erfasst; weitere Fahrten lassen sich in einem freien Feld ergänzen. Die Gesamtkilometer des Monats und eine abschließende Bestätigung runden die Fahrtkostenabrechnung für den privaten Pkw ab. Kalenderauszüge, Mautquittungen oder Parkbelege werden direkt im Formular hochgeladen.

Für wen?

• Außendienstmitarbeitende, die regelmäßig Kunden besuchen
• Personal- und Lohnbuchhaltung, die Erstattungen monatlich bearbeitet
• Pflegedienste, Handwerksbetriebe und Beratungsfirmen mit vielen Einsätzen vor Ort
• Vereine, die Fahrten von Ehrenamtlichen entschädigen

So passen Sie das Formular in Mailpro an

• Ändern Sie die Fragen und Texte, etwa die Fahrzeugkategorien oder die Leistungsklassen gemäß den in Ihrem Land üblichen Regeln.
• Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Unternehmensfarben hinzu.
• Lassen Sie Belege als Anhang hochladen, damit nichts mehr per Post oder Hauspost wandert.
• Teilen Sie das Formular über einen Link, einen QR-Code oder in einem internen Mailpro-Newsletter; die Antworten kommen in Mailpro an.

Tipps

• Legen Sie einen festen Stichtag fest, bis wann die Abrechnung eines Monats eingereicht werden muss.
• Bitten Sie um eine klare Angabe des Fahrtgrunds, damit die Prüfung schnell geht.
• Nennen Sie im Einleitungstext den geltenden Kilometersatz Ihres Unternehmens.
• Prüfen Sie die steuerlichen Vorgaben: Die Vorlage ersetzt keine Beratung durch Ihre Treuhand oder Steuerfachperson.

Häufige Fragen

Reichen drei Fahrten pro Monat aus?

Die Vorlage enthält drei detaillierte Fahrten und ein Feld für weitere. Sie können beliebig viele zusätzliche Fahrtblöcke hinzufügen, wenn Ihre Mitarbeitenden häufiger unterwegs sind.

Kann ich ein gemeinsames Formular für alle Abteilungen nutzen?

Ja. Das Feld „Abteilung“ sorgt dafür, dass Sie die Einreichungen auch bei einem gemeinsamen Formular zuordnen können.

Wird der Betrag automatisch berechnet?

Nein, das Formular erfasst die Kilometer und Belege. Die Berechnung des Erstattungsbetrags erfolgt anschließend durch Ihre Buchhaltung.

Die Fragen dieser Vorlage

Sie und Ihr Fahrzeug

1. Vorname und Nachname
2. Abteilung
3. Betroffener Monat
4. Fahrzeugtyp
   Auto · Motorrad oder Roller · Elektroauto
5. Steuerliche Leistung
   3 CV und weniger · 4 CV · 5 CV · 6 CV · 7 CV und mehr

Ihre Fahrten

1. Fahrt 1: Datum, Abfahrt – Ankunft, Grund
2. Fahrt 1: Kilometer (Hin- und Rückfahrt)
3. Fahrt 2: Datum, Abfahrt – Ankunft, Grund
4. Fahrt 2: Kilometer (Hin- und Rückfahrt)
5. Fahrt 3: Datum, Abfahrt – Ankunft, Grund
6. Fahrt 3: Kilometer (Hin- und Rückfahrt)
7. Weitere Fahrten (optional)
8. Gesamtkilometer des Monats

Belege

1. Belege (Kalender, Mautgebühren, Parken)
2. Bescheinigung