Reisekostenabrechnung Formular – online statt auf Papier

Mit diesem Reisekostenabrechnung Formular erfassen Mitarbeitende alle Kosten einer Geschäftsreise in einem Durchgang: Zeitraum, Zweck, Transport, Unterkunft, Mahlzeiten und sonstige Ausgaben. Die Buchhaltung erhält vollständige, einheitliche Angaben und muss nicht mehr hinter fehlenden Informationen herlaufen.

Wozu dient diese Vorlage?

Nach Name, Abteilung, geschäftlicher E-Mail und Telefonnummer folgen Start- und Enddatum der Reise sowie deren Zweck – etwa ein Kundentermin, eine Messe oder eine Schulung. Danach werden die Kosten nach Kategorien aufgeteilt, und am Ende steht der Gesamtbetrag zur Erstattung. Die Frage nach der Zahlungsart zeigt, ob mit Firmenkreditkarte oder bar bezahlt wurde. Diese Aufteilung erleichtert die Kontrolle und die Verbuchung erheblich. Wer bisher mit einer Reisekostenabrechnung Vorlage auf Papier oder in einer Tabelle gearbeitet hat, spart damit das Abtippen.

Für wen?

• Unternehmen mit Außendienst oder häufigen Kundenbesuchen
• Beratungsfirmen, die Reisekosten an Kunden weiterverrechnen
• Hochschulen und Forschungsinstitute für Konferenzreisen
• Verbände, deren Delegierte zu Sitzungen anreisen

So passen Sie die Vorlage in Mailpro an

• Passen Sie Abteilungen, Kostenkategorien, Fragen und Texte an Ihr Reglement an, ergänzen Sie etwa Kilometer mit dem Privatauto.
• Lassen Sie Hotelrechnung, Bahnticket und Quittungen als Dateianhänge hochladen.
• Fügen Sie Ihr Logo und Ihre Farben hinzu.
• Mit bedingten Fragen erscheint das Feld für Übernachtungskosten nur bei mehrtägigen Reisen.
• Stellen Sie den Link im Intranet bereit oder senden Sie ihn per E-Mail an Reisende. Die Abrechnungen kommen in Mailpro an.

Tipps

• Verlangen Sie den Reisezweck immer – er ist für die Prüfung oft entscheidend.
• Nennen Sie Pauschalen oder Höchstbeträge direkt im Formular, damit es keine Überraschungen gibt.
• Bitten Sie um die Abrechnung kurz nach der Rückkehr, solange alle Belege greifbar sind.
• Halten Sie sich bei steuerlichen Fragen an die Vorgaben Ihrer Treuhand oder Steuerberatung.

Häufige Fragen

Kann ich das Reisekostenabrechnung Formular für mehrtägige Reisen verwenden?

Ja. Start- und Enddatum decken den ganzen Zeitraum ab, und die Kategorien fassen die Kosten zusammen. Für sehr lange Reisen können Sie Felder pro Tag ergänzen.

Rechnet das Formular den Gesamtbetrag selbst aus?

Die Vorlage enthält ein Feld, in dem die reisende Person den Gesamtbetrag einträgt. Ihre Buchhaltung kann ihn mit den Einzelposten und Belegen abgleichen.

Die Fragen dieser Vorlage

1. Name des Mitarbeiters
2. In welcher Abteilung sind Sie tätig?
   Marketing · Vertrieb · Personalwesen · Finanzen
3. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse
4. Telefonnummer
5. Startdatum
6. Enddatum
7. Was war der Zweck dieser Reise?
8. Transport
9. Unterkunft
10. Mahlzeiten
11. Sonstige Ausgaben
12. Gesamtbetrag zur Erstattung
13. Wie haben Sie diese Ausgaben bezahlt?
    Kreditkarte · Bargeld
14. Gibt es sonst noch etwas, das wir wissen sollten?