E-Mails zu Feiertags-Öffnungszeiten und Betriebsferien: Vorlagen für Ihre Kunden

Vorlagen für Feiertags-Öffnungszeiten per E-Mail: was, wann und wo Sie informieren

Eine E-Mail zu Ihren Öffnungszeiten an den Feiertagen sagt Kunden genau, wann Sie schließen, was in der Zwischenzeit weiterläuft und wann Sie wieder da sind. Die sechs Vorlagen unten decken die Fälle ab, die fast jedes Unternehmen zum Jahresende braucht: geänderte Ladenöffnungszeiten, Betriebsferien im Büro, eingeschränkter Kundenservice, Versand- und Bearbeitungspause, Abwesenheitsnotiz und eine kurze SMS. Kopieren Sie sie, ersetzen Sie die Felder in eckigen Klammern und verschicken Sie die erste Information zwei bis drei Wochen vor der Schließung.

Dieser Leitfaden behandelt die praktische Information, nicht den Weihnachtsgruß. Jede Vorlage endet mit genau einem freundlichen Schlusssatz, mehr nicht.

Das Wichtigste in Kürze

• Jede Schließungsinformation braucht fünf Angaben: genaue Daten mit Wochentag, was geschlossen ist, den letzten Bestell- oder Buchungstag, einen Kontakt für Notfälle sowie Datum und Uhrzeit der Wiedereröffnung.
• Senden Sie die erste E-Mail 2–3 Wochen vor der Schließung, eine Erinnerung etwa eine Woche vorher und eine SMS am Vortag an Kunden mit offenen Bestellungen oder Terminen.
• Aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz auf gemeinsamen Postfächern (support@, info@, bestellung@), nicht nur auf persönlichen.
• Die E-Mail ist nur ein Kanal: Aktualisieren Sie am selben Tag auch das Banner auf der Website, die besonderen Öffnungszeiten im Google Unternehmensprofil, die Mailbox-Ansage und die Checkout-Seiten.
• Halten Sie die Information rein informativ. Sobald Sie ein Angebot einbauen, wird sie zur Werbe-E-Mail und die üblichen Einwilligungsregeln greifen.

Was gehört in eine E-Mail zu den Betriebsferien über Weihnachten?

Eine Schließungs-E-Mail sollte die Fragen beantworten, die Kunden Ihnen sonst schicken würden. Fehlt einer dieser Punkte, landet die Frage am 23. Dezember in Ihrem Posteingang:

1. Genaue Daten mit Wochentag. „Geschlossen von Donnerstag, 24. Dezember, bis Freitag, 1. Januar“ ist besser als „zwischen den Jahren geschlossen“, was jeder anders versteht.
2. Was geschlossen ist und was nicht. Das Ladengeschäft kann schließen, während der Onlineshop weiter Bestellungen annimmt; das Büro kann schließen, während eine Notfall-Hotline erreichbar bleibt.
3. Der letzte sinnvolle Termin. Letzter Bestelltag für Lieferung vor Weihnachten, letzter Termin, letzter Tag für Unterlagen.
4. Ein Notfallkontakt. Eine E-Mail-Adresse, ein Link zum Hilfecenter oder eine Bereitschaftsnummer, und was als dringend gilt.
5. Datum und Uhrzeit der Wiedereröffnung, mit Zeitzone, wenn Ihre Kunden in mehreren Ländern sitzen.
6. Eine Betreffzeile mit den Daten. Viele lesen nur den Betreff: „Geschlossen 24.12.–1.1., ab Montag, 4. Januar wieder da“ wirkt sogar ungeöffnet.

Kurze Sätze und klare Bezeichnungen zählen hier mehr als in jeder anderen E-Mail. Unser Leitfaden zur E-Mail-Mikrokopie zeigt, wie Sie Bezeichnungen, Buttons und einzeilige Hinweise schreiben, die auf einen Blick verstanden werden.

Wann sollten Sie Ihre Feiertags-Öffnungszeiten ankündigen?

Verschicken Sie die erste Ankündigung zwei bis drei Wochen vor der Schließung und eine Erinnerung etwa eine Woche vorher. Wenn Sie Termine vergeben oder Bestellungen versenden, kommt eine SMS in letzter Minute dazu. Hier ein Beispielplan für Betriebsferien von Donnerstag, 24. Dezember 2026, bis Freitag, 1. Januar 2027, mit Wiedereröffnung am Montag, 4. Januar:

Der Kalender 2026 hat seine Tücken: Der 1. Weihnachtstag und Neujahr fallen auf einen Freitag, der 2. Weihnachtstag auf einen Samstag. Heiligabend und Silvester sind keine gesetzlichen Feiertage, aber viele Betriebe schließen mittags, also nennen Sie die Uhrzeit. Am Mittwoch, 6. Januar 2027 (Heilige Drei Könige), ist in Baden-Württemberg, Bayern und Sachsen-Anhalt Feiertag, ebenso in Österreich, wo auch der 8. Dezember (Mariä Empfängnis) frei ist. In vielen Schweizer Kantonen sind der 26. Dezember und der 2. Januar (Berchtoldstag) arbeitsfrei. Wenn Sie Kunden in diesen Regionen haben, schreiben Sie es dazu, statt sie raten zu lassen.

Sie müssen nicht am Schreibtisch sitzen, um diese Termine einzuhalten. In Mailpro™ können Sie mit dem zeitgesteuerten E-Mail-Versand die Ankündigung und die Erinnerung in einem Durchgang vorbereiten und automatisch verschicken lassen.

Vorlage 1: E-Mail zu den Ladenöffnungszeiten an den Feiertagen

Nutzen Sie diese Vorlage, wenn Sie geöffnet bleiben, aber zu anderen Zeiten. Eine Liste Tag für Tag liest sich schneller als ein Absatz.

Betreff: Unsere Öffnungszeiten an den Feiertagen: 24.12. bis 13 Uhr, 25.–26.12. geschlossen
Alternativer Betreff: Öffnungszeiten zwischen den Jahren bei [Geschäftsname]
Vorschautext: Ab Montag, 4. Januar gelten wieder unsere regulären Zeiten.

Hallo [Vorname],

so sind wir über die Feiertage in [Geschäftsname, Adresse] für Sie da:

Donnerstag, 24. Dezember: 9–13 Uhr
Freitag, 25. Dezember: geschlossen
Samstag, 26. Dezember: geschlossen
Montag, 28., bis Mittwoch, 30. Dezember: 10–18 Uhr
Donnerstag, 31. Dezember: 9–13 Uhr
Freitag, 1. Januar: geschlossen
Samstag, 2. Januar: 10–16 Uhr

Ab Montag, 4. Januar gelten wieder unsere regulären Öffnungszeiten. Unser Onlineshop ist durchgehend geöffnet: [Link].

Brauchen Sie noch etwas vor dem 24.? Online bestellen und im Laden abholen bis [Datum], [Uhrzeit].

Danke für Ihren Einkauf bei uns in diesem Jahr, bis bald.
[Name], [Geschäftsname]

Vorlage 2: E-Mail „Büro über die Feiertage geschlossen“

Das ist die klassische Ankündigung der Betriebsferien für Dienstleister, Agenturen, Steuerkanzleien, Anwaltskanzleien und B2B-Lieferanten. Sie geht an Kunden, nicht nur an Newsletter-Abonnenten.

Betreff: Betriebsferien vom 24.12. bis 1.1., ab Montag, 4. Januar wieder für Sie da
Alternativer Betreff: Betriebsferien bei [Firma]: Daten und Notfallkontakt

Sehr geehrte/r [Anrede Nachname],

unser Büro bleibt von Donnerstag, 24. Dezember 2026, bis Freitag, 1. Januar 2027, geschlossen. Ab Montag, 4. Januar, 9 Uhr [Zeitzone] sind wir wieder für Sie erreichbar.

Damit Ihre Projekte reibungslos weiterlaufen:

• Bitte senden Sie uns benötigte Unterlagen oder Freigaben bis Freitag, 18. Dezember.
• Anfragen, die während der Betriebsferien eingehen, bearbeiten wir ab dem 4. Januar in der Reihenfolge des Eingangs.
• In echten Notfällen ([festlegen: z. B. Ausfall der Website, gesetzliche Frist]) erreichen Sie [Name] unter [E-Mail] oder [Bereitschaftsnummer].

Vielen Dank für Ihr Vertrauen in diesem Jahr. Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit 2027.
Mit freundlichen Grüßen
[Name], [Firma]

Vorlage 3: Hinweis auf eingeschränkten Kundenservice

Nutzen Sie diese Version, wenn Sie nicht ganz schließen, sondern mit Notbesetzung arbeiten. Entscheidend ist, die Antwortzeit zu nennen, die Sie tatsächlich halten können, nicht die übliche.

Betreff: Support an den Feiertagen: was Sie vom 24.12. bis 3.1. erwarten können
Vorschautext: Wir sind da, mit kleinerem Team und etwas längeren Antwortzeiten.

Hallo [Vorname],

von Donnerstag, 24. Dezember, bis Sonntag, 3. Januar, arbeitet unser Support-Team mit reduzierten Zeiten:

• E-Mail und Chat: Montag bis Freitag, 10–14 Uhr [Zeitzone]. Am 25. Dezember und 1. Januar geschlossen.
• Erwartete Antwortzeit: innerhalb eines Werktags (meist innerhalb von 4 Stunden).
• Kritische Störungen ([festlegen: z. B. Dienst nicht erreichbar, Zahlungsfehler]): [Prioritäts-E-Mail oder Telefon], 7 Tage die Woche.
• Antworten auf häufige Fragen: [Link zum Hilfecenter].

Ab Montag, 4. Januar sind wir wieder zu den vollen Zeiten erreichbar.
Danke für Ihre Geduld und erholsame Tage.
Ihr Support-Team von [Firma]

Betriebsferien geplant? Bereiten Sie Ankündigung, Erinnerung und Wiedereröffnungs-Nachricht jetzt vor und lassen Sie sie von den automatischen E-Mails von Mailpro verschicken, während Sie weg sind.

Vorlage 4: Pause bei Versand und Bestellbearbeitung

Für einen Onlineshop ist nicht die Schließung selbst das wichtigste Datum, sondern der letzte Bestelltag für eine Lieferung vor Weihnachten. Prüfen Sie die Stichtage, die Ihre Versanddienstleister veröffentlichen, bevor Sie ihn nennen, und planen Sie einen Tag Puffer ein.

Betreff: Bis Montag, 21.12. bestellen, vor Weihnachten geliefert
Alternativer Betreff: Versand an den Feiertagen: letzte Bestelltermine und unsere Pause

Hallo [Vorname],

kurz das Wichtigste zum Versand bei [Shopname] über die Feiertage:

• Bestellen Sie bis Montag, 21. Dezember, [Uhrzeit], für Standardlieferung vor dem 25. Dezember ([Land/Zone]).
• Bestellen Sie bis Dienstag, 22. Dezember, [Uhrzeit], mit Expressversand.
• Unser Lager ist vom 24. Dezember bis 3. Januar geschlossen. Sie können weiterhin online bestellen: Bestellungen aus dieser Zeit verschicken wir ab Montag, 4. Januar, in der Reihenfolge des Eingangs.
• Rückgabe: Artikel, die ab dem [Datum] gekauft wurden, können bis [Datum] zurückgegeben werden.
• Gutscheine werden sofort per E-Mail zugestellt, auch während der Pause.

Fragen zu einer Bestellung? [Link zur Sendungsverfolgung] oder [Support-E-Mail]; wir antworten ab dem 4. Januar.

Danke für Ihre Bestellungen in diesem Jahr.
[Shopname]

Senden Sie diese Version zuerst an Kunden mit offenen Bestellungen und an Neukunden der letzten Wochen. Nennen Sie den letzten Bestelltag außerdem in der Bestellbestätigung selbst, damit neue Käufer ihn nach dem Checkout sehen.

Vorlage 5: Text für die Abwesenheitsnotiz

Die Abwesenheitsnotiz erreicht alle, die Ihre E-Mail nicht gelesen haben. Halten Sie sie kurz, nennen Sie das Rückkehrdatum in der ersten Zeile und geben Sie genau einen Weg für Dringendes an. Richten Sie sie auf allen gemeinsamen Adressen ein, nicht nur auf persönlichen Postfächern.

Kurzversion (persönliches Postfach):

Vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin bis Montag, 4. Januar, nicht im Büro und antworte Ihnen nach meiner Rückkehr. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an [Name] unter [E-Mail].

Firmenversion (support@, info@, bestellung@):

Betreff: Ihre Nachricht ist angekommen: geschlossen bis 4. Januar

Guten Tag,

vielen Dank für Ihre Nachricht an [Firma]. Unser Team ist vom 24. Dezember bis 1. Januar in den Betriebsferien und beantwortet Ihre Nachricht ab Montag, 4. Januar, in der Reihenfolge des Eingangs.

Bis dahin: Bestellung verfolgen unter [Link], Antworten finden im [Link zum Hilfecenter]. Bei dringenden [festlegen]-Störungen rufen Sie [Bereitschaftsnummer] an.

Frohe Feiertage
Ihr Team von [Firma]

Zwei praktische Tipps: Aktivieren Sie „nur einmal pro Absender antworten“, wenn Ihr Mailprogramm das anbietet, damit ein langer Verlauf nicht bei jeder Nachricht eine Antwort auslöst. Und nennen Sie keine private Handynummer in einer Abwesenheitsnotiz, die jeder auslösen kann, auch Spammer.

Vorlage 6: SMS zu den Feiertags-Öffnungszeiten

Die SMS ist der richtige Kanal für die Erinnerung in letzter Minute, am Tag vor der Schließung, an Kunden mit einem Termin oder einer offenen Bestellung. Ein SMS-Segment fasst 160 Standardzeichen (GSM-7). Ä, ö, ü und ß gehören dazu; deutsche Anführungszeichen „…“ und der Halbgeviertstrich nicht, und schon eines davon schaltet die Nachricht auf Unicode mit nur 70 Zeichen pro Segment. Unsere FAQ zum SMS-Zeichenlimit erklärt, wie Segmente gezählt werden.

Schließungs-Erinnerung (135 Zeichen):
[Marke]: Wir haben vom 24.12. bis 1.1. geschlossen. Online-Bestellungen gehen ab Mo, 4.1. raus. Hilfe: [Link]. Abmelden: STOP

Termin-Erinnerung (133 Zeichen):
[Marke]: Letzte Termine vor der Pause am Mi, 23.12. Ab Mo, 4.1. um 9 Uhr sind wir wieder da. Buchen: [Link]. Abmelden: STOP

Die Zählung enthält 8 Zeichen für [Marke] und einen 15-stelligen Kurzlink. Verwenden Sie gerade Bindestriche und Anführungszeichen, damit die Nachricht in GSM-7 bleibt, senden Sie nur an Kontakte, die SMS von Ihnen erhalten möchten, und verschicken Sie tagsüber. Mit Mailpro können Sie SMS-Kampagnen im Voraus planen, zum Beispiel für den 23. Dezember, und müssen nicht mehr daran denken.

Wo sollten Sie Ihre Feiertags-Öffnungszeiten noch veröffentlichen?

Veröffentlichen Sie Ihre Feiertags-Öffnungszeiten überall dort, wo Kunden nachsehen, bevor sie Sie kontaktieren: auf der Website, bei Google, am Telefon und im Postfach. Die beste E-Mail nützt nichts, wenn Google Maps am 25. Dezember „Geöffnet“ anzeigt.

Wie tragen Sie Feiertags-Öffnungszeiten im Google Unternehmensprofil ein?

Öffnen Sie Ihr Unternehmensprofil (suchen Sie angemeldet bei Google oder Maps nach Ihrem Firmennamen), wählen Sie Profil bearbeiten, dann Öffnungszeiten und dann Besondere Öffnungszeiten. Fügen Sie jedes Datum hinzu und markieren Sie es als „Geschlossen“ oder geben Sie die verkürzten Zeiten ein. Google schlägt oft anstehende Feiertage zur Bestätigung vor. Machen Sie das für jeden Standort: Ohne besondere Öffnungszeiten zeigt Google weiter Ihre regulären Zeiten an, und Kunden stehen womöglich vor verschlossener Tür.

Was sollte im Feiertags-Banner auf der Website stehen?

Das Banner sollte auf dem Smartphone in eine Zeile passen: Daten, das eine, was weiterläuft, und ein Link. Zum Beispiel: „Feiertage: geschlossen 24.12.–1.1. Bestellungen von heute gehen am 4.1. raus. Details ansehen“. Verzichten Sie dafür auf Pop-ups: Ein Banner informiert, ohne die Seite zu blockieren.

Wie verschicken Sie die Schließungsinfo an alle Kunden?

Verschicken Sie die Schließungsinfo als schlichte, textbasierte E-Mail an die Kunden, die sie wirklich betrifft, segmentiert danach, was sie wissen müssen. Drei Gruppen decken die meisten Fälle ab:

• Kunden mit offenen Bestellungen, Buchungen oder Projekten erhalten zuerst die konkreteste Version (Vorlage 2, 3 oder 4) und am Vortag die SMS.
• Aktive Kunden der letzten 12 Monate erhalten die allgemeine Information (Vorlage 1 oder 2).
• Newsletter-Abonnenten sehen die Daten in Ihrem Dezember-Newsletter oder in einer kurzen eigenen E-Mail.

Eine Information, die nur Daten und Serviceangaben enthält, ist eine Servicemitteilung. Bauen Sie dagegen einen Rabattcode oder ein Produktangebot ein, wird daraus Werbung: Nach § 7 UWG brauchen Sie dann grundsätzlich eine Einwilligung (oder die Bestandskunden-Ausnahme für ähnliche Produkte) und einen Abmeldelink. Im Zweifel halten Sie die Schließungsinfo sauber und packen das Angebot in eine separate Kampagne.

Vermeiden Sie zum Schluss die typischen Dezember-Fallen: ein vages „geschlossen bis nach den Feiertagen“, eine vergessene Zeitzone und eine Abwesenheitsnotiz ohne Rückkehrdatum. Unsere Liste der Feiertags-E-Mail-Fehler, die Sie vermeiden sollten, deckt den Rest der Saison ab, und in unseren Urlaubs-Vorlagen finden Sie fertige Layouts für die Ankündigung.

Häufig gestellte Fragen

Wie lange vorher sollte man die Betriebsferien per E-Mail ankündigen?

Senden Sie die erste Ankündigung zwei bis drei Wochen vor der Schließung, spätestens zehn Tage vorher. Danach eine Erinnerung etwa eine Woche vorher und eine SMS am Vortag an Kunden mit offenen Bestellungen oder Terminen.

Wie formuliert man professionell, dass das Büro über die Feiertage geschlossen ist?

Nennen Sie die Fakten im ersten Satz: „Unser Büro bleibt von Donnerstag, 24. Dezember, bis Freitag, 1. Januar, geschlossen; ab Montag, 4. Januar, 9 Uhr sind wir wieder erreichbar.“ Erklären Sie dann, wie Anfragen bearbeitet werden und wen man in dringenden Fällen erreicht. Professionell wirkt Präzision, nicht Förmlichkeit.

Gehört ein Weihnachtsgruß in die Schließungsinfo?

Ein Schlusssatz genügt, etwa „Vielen Dank für Ihr Vertrauen in diesem Jahr.“ Den ausführlichen Gruß heben Sie sich für eine eigene E-Mail auf, damit die Schließungsinfo kurz bleibt und die Daten sichtbar sind.

Muss ich Google aktualisieren, wenn die Kunden schon die E-Mail haben?

Ja. Viele schauen in der Google-Suche oder in Maps nach, bevor sie vorbeikommen oder anrufen, und sehen Ihre E-Mail womöglich nie. Tragen Sie im Google Unternehmensprofil für jeden geschlossenen oder verkürzten Tag besondere Öffnungszeiten ein, für jeden Standort.

Was sollte in einer Abwesenheitsnotiz über die Feiertage stehen?

Eine Abwesenheitsnotiz sollte das Rückkehrdatum in der ersten Zeile nennen, sagen, wann mit einer Antwort zu rechnen ist, und einen Weg für Dringendes anbieten. Meist reichen drei Sätze.